Vergoeding voor de thuiswerkplek onder de werkkostenregeling (WKR)

Vanwege het coronavirus heeft de Nederlandse overheid iedereen opgeroepen om zoveel als mogelijk thuis te werken. Bedrijven hebben massaal gehoor gegeven aan deze oproep. Doordat werknemers echter niet voorbereid waren op het plotselinge thuiswerken, zien velen zich geconfronteerd met het ontbreken van een goede thuiswerkplek. Dit roept vragen op bij werknemers over vergoeding en compensatie voor het inrichten van een thuiswerkplek door de werkgever. De werkkostenregeling kan een uitkomst bieden voor werkgevers.

De werkkostenregeling

Via de werkkostenregeling (WKR) kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers geven. De werkgever mag ook zaken vergoeden waar een werknemer privé voordeel van kan hebben. Daarnaast kan de werkgever ook materiaal of hulpmiddelen ter beschikking stellen aan de werknemers. Let wel op: in sommige cao’s zijn hier bijzondere regelingen over opgenomen. In de WKR wordt een onderscheid gemaakt tussen de ‘vrije ruimte’ en gerichte vrijstellingen.

Vrije ruimte werkkostenregeling

Er gelden geen fiscale voorwaarden voor bestedingen binnen de vrije ruimte. Voor de vrije ruimte is het niet van belang welke werknemer welke vergoeding krijgt. De werkgever moet bij het gebruik van de vrije ruimte echter wel de vergoedingen vooraf aanwijzen als eindheffingsloon.

Het totale bedrag van de vergoedingen die binnen de vrije ruimte worden verstrekt moet onder de 1,7% blijven van de eerste € 400.000,- van de loonsom van alle werknemers samen. Voor het bedrag boven € 400.000,- geldt een percentage van 1,2%. Komt het bedrag van de vergoedingen boven de grens van 1,7% (voor de eerste € 400.000,- van de loonsom) of van 1,2% (voor het bedrag boven de loonsom van €400.000,-), dan moet u als werkgever over dat extra bedrag 80% belasting betalen.

Gerichte vrijstellingen werkkostenregeling

Vergoedingen met een zogenaamde gerichte vrijstelling gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Hierbij kunt u denken aan de reiskostenvergoeding (tot € 0,19/km), het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG) en maaltijden bij overwerk.

Voor gereedschappen, tablets, computers, smartphones en dergelijke geldt dat deze gericht zijn vrijgesteld indien zij voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Deze goederen kan de werkgever belastingvrij ter beschikking stellen als hij deze noodzakelijk acht voor het werk. ‘Noodzakelijk’ betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. De mate van het gebruik is daarbij niet doorslaggevend. De werkgever mag ook zaken vergoeden waar een werknemer privé voordeel van kan hebben.  Om aan het noodzakelijkheidscriterium te voldoen mag de werknemer de kosten van de voorziening niet doorberekenen aan de werknemer. De werkgever mag wel een eigen bijdrage vragen als hij de werknemer laat kiezen voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. De eigen bijdrage dient dan van het nettoloon te worden afgetrokken. Als het werk in theorie mogelijk is zonder de voorziening, kan de werkgever ook aan het noodzakelijkheidscriterium voldoen. Ook als bijvoorbeeld het internet bij de werknemer thuis aan de voorwaarden van het noodzakelijkheidscriterium voldoet, is de vergoeding van de abonnementskosten gericht vrijgesteld.

Arbovoorzieningen zijn ook gericht vrijgesteld. Hierbij kan gedacht worden aan een bureaustoel, tafel en bureaulamp. De gerichte vrijstelling geldt tevens voor arbovoorzieningen voor de werkruimte thuis. De werkgever dient bij vergoeding/verstrekking van arbovoorzieningen wel rekening te houden met de aanvullende voorwaarde dat de arbovoorziening in kwestie moet zijn opgenomen in het arboplan. Tevens dient de werknemer de voorzieningen wel écht te gebruiken.

Gelet op het voorgaande zijn er dus verschillende mogelijkheden voor de werkgever om voorzieningen voor een thuiswerkplek aan de werknemer te vergoeden. Onder de WKR kan de werkgever onbelaste vergoedingen aan zijn werknemers geven. Voor vergoedingen die onbelast worden verstrekt binnen de vrije ruimte gelden er geen fiscale voorwaarden. De vrije ruimte is echter wel gelimiteerd tot bepaalde percentages van de loonsom van alle werknemers samen. Naast de vrije ruimte bestaan er gerichte vrijstellingen voor specifieke vergoedingen. Voor sommige vrijgestelde goederen geldt het noodzakelijkheidscriterium zoals bijvoorbeeld voor computers en smartphones. Arbovoorzieningen voor in de thuissituatie zijn ook gericht vrijgesteld.

Heeft u vragen over welke zaken er voor onbelaste vergoeding in aanmerking komen? Of heeft u andere vragen over de werkkostenregeling? Onze specialisten vertellen u graag meer. Neemt u gerust contact met ons op via 0318 – 52 24 04, of per e-mail via info@boersadvocaten.nl.