Algemene voorwaarden: nodig of overbodig?

In deze bijdrage wordt ingegaan op het gebruik van algemene voorwaarden naar Nederlands recht. Waarom gebruiken partijen algemene voorwaarden? Als wordt besloten algemene voorwaarden te gebruiken, is het natuurlijk van groot belang dat de voorwaarden ook daadwerkelijk van toepassing zijn op de gesloten overeenkomsten. Wat u daarvoor moet doen komt in het tweede gedeelte van deze bijdrage ter sprake.

 Direct naar tips?

 Waarom algemene voorwaarden?
Alvorens in te gaan op de vraag waarom, zal kort moeten worden stilgestaan bij het ‘wat’.

Kernvoorwaarden versus randvoorwaarden
Algemene voorwaarden; algemene bepalingen; inkoopvoorwaarden; verkoopvoorwaarden; oftewel: de ‘kleine lettertjes’, zijn in de regel een set van bepalingen, die in een apart document worden vastgelegd. De bepalingen zijn standaard afspraken, die van toepassing zijn op overeenkomsten, die een gebruiker van de voorwaarden sluit.[1]

Het mag niet gaan om specifieke (op maat) gemaakte afspraken. Die afspraken worden juist vastgelegd in de overeenkomst zelf. In juridische termen wordt gesproken over de ‘kernprestaties’ of ‘kernvoorwaarden’. De kernvoorwaarden zien op specifieke afspraken in een bepaalde overeenkomst, bijvoorbeeld om welk product of welke dienst het gaat, de hoeveelheid, de prijs, enzovoort. De kernprestaties of kernvoorwaarden leg je vast in de overeenkomst zelf, de overige (standaard) bepalingen of randvoorwaarden leg je vast in de algemene voorwaarden.

Het wordt vooral vanuit praktisch oogpunt in een apart document vastgelegd. Het is immers niet werkbaar, laat staan klantgericht, om van elke overeenkomst die wordt gesloten een document van 20 pagina’s te maken. Veel efficiënter is het om in de overeenkomst de kernvoorwaarden vast te leggen en te verwijzen naar de algemene voorwaarden voor alle van toepassing zijnde randvoorwaarden.

Wanneer van toepassing?
Het gebruik van algemene voorwaarden is in de praktijk eerder standaard dan uitzondering. Maar om algemene voorwaarden van toepassing te laten zijn, is het enkel opstellen daarvan niet voldoende. De wederpartij – de partij waarmee de gebruiker van de algemene voorwaarden een overeenkomst sluit – moet immers wel weten dat en zo ja, welke voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst die partijen sluiten.

De wet bepaalt dat algemene voorwaarden vernietigbaar zijn, indien zij 1) onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij[2], of 2) de gebruiker de wederpartij niet een redelijke mogelijkheid heeft geboden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen.[3] En bij dit laatste gaat het in de praktijk vaak – in het begin al – mis!

Ter hand stellen
In de wet wordt verder uitgewerkt hoe een gebruiker de wederpartij de mogelijkheid moet geven om kennis te nemen van de algemene voorwaarden.[4]  De wet noemt in de eerste plaats het ‘ter hand stellen’ van de voorwaarden.[5] Dit moet gebeuren vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Let op! Dus niet op de achterzijde van de factuur, want die wordt in de regel verzonden, nádat de overeenkomst is gesloten en vaak zelfs nadat de prestatie is verricht. In het geval sprake is van dienstverlening[6], zoals een taxirit, moeten de voorwaarden toegankelijk zijn op de plaats waar de overeenkomst wordt gesloten, al dan niet door verwijzing naar een website. Is dit niet mogelijk, dan moet er gemeld worden, dat de voorwaarden op verzoek kosteloos aan de wederpartij worden verstrekt.

Sinds 2004 heeft de wetgever het allemaal íets makkelijker gemaakt voor ons.[7] Als een overeenkomst langs ‘elektronische weg’ tot stand komt (e-mail, website, telefoon, fax)[8], dan mogen de voorwaarden ook via elektronische weg ter beschikking worden gesteld. De voorwaarden moeten kunnen worden opgeslagen, later kunnen worden geraadpleegd en op verzoek worden toegezonden. Dit mag ook bij overeenkomsten die niet langs ‘elektronische weg’ tot stand komen, mits de wederpartij daar expliciet mee instemt.

In mensentaal: sluit u de overeenkomst via e-mail of online via uw website, dan mag u de algemene voorwaarden meesturen in de e-mail of verwijzen met een hyperlink naar een pagina waar de voorwaarden kunnen worden gedownload of geprint. Sluit u een overeenkomst fysiek, dan moet de wederpartij er nadrukkelijk mee instemmen dat de voorwaarden langs ‘elektronische weg’ zijn te raadplegen.

De wederpartij moet voorafgaande aan de overeenkomst weten welke voorwaarden gelden. Dat is het uitgangspunt. De hoogste rechter van Nederland heeft eind vorig jaar opnieuw bevestigd dat, als een wederpartij bekend is geworden met een bepaling in de algemene voorwaarden, – ongeacht hoe – hij niet kan stellen dat de voorwaarden niet geldig zijn, omdat deze niet goed ter hand zijn gesteld.[9]

Meerdere voorwaarden
Wat nu als beide partijen voorwaarden gebruiken en zij allebei naar hun eigen voorwaarden verwijzen? In dat geval is sprake van een ‘battle of forms’. Welke voorwaarden winnen?

De hoofdregel is dat de eerste verwijzing naar algemene voorwaarden leidend is. Maar als de wederpartij vervolgens reageert met verwijzing naar zijn voorwaarden én daarbij expliciet mededeelt dat de eerder genoemde voorwaarden niet van toepassing zijn, dan gelden de voorwaarden van de wederpartij. Met expliciet wordt bedoeld, dat het echt wordt medegedeeld in de correspondentie (dus niet in een zinnetje in de voorwaarden). Vervolgens ligt de bal weer bij de eerste verwijzer, die kan de toepasselijkheid van de voorwaarden van de wederpartij weer weigeren. Belanden partijen in een impasse, dan zal er onderhandeld moeten worden over de voorwaarden.  

Onredelijk bezwarend
In de inleiding van dit artikel noemde ik twee grondslagen om algemene voorwaarden te vernietigen. De eerste grondslag is hiervoor besproken. De tweede grondslag is veel algemener. Als een beding in algemene voorwaarden onredelijk bezwarend is voor de wederpartij, kan de wederpartij deze bepaling vernietigen. Het gaat dan om één bepaling, niet om de hele set voorwaarden. 

 In de wet staat een lijst van bedingen, die bij een overeenkomst met een particulier onredelijk bezwarend zijn (de zwarte lijst).[10] Daarnaast is een lijst met bedingen, die wordt vermoed onredelijk bezwarend te zijn bij een overeenkomst met een particulier (de grijze lijst).[11] Voor zakelijk verkeer gelden deze lijsten in beginsel niet. In de praktijk wordt er ook door zakelijke partijen wel vaak naar verwezen met een beroep op ‘reflexwerking’ van die lijsten voor zakelijke partijen. Uiteindelijk is het aan de rechter om te beoordelen of een beding in een overeenkomst tussen zakelijke partijen onredelijk bezwarend is.

Uitsluiting van ‘grote ondernemingen’
Tot slot! De twee vernietigingsgronden kunnen niet worden ingeroepen door grote ondernemingen. Het gaat om ondernemingen waar meer dan 50 personen werkzaam zijn óf ondernemingen, die hun volledige jaarrekening openbaar hebben gemaakt, dan wel waarvoor een 403-verklaring is afgegeven. Het gaat om ondernemingen, die gedurende twee jaar aan twee van de drie volgende criteria voldoen: a) de waarde van de activa is meer dan € 6.000.000,-, b) de netto-omzet bedraagt meer dan
€ 12.000.000,-, c) het gemiddeld aantal werknemers bedraagt meer dan 50 personen.

 Tips:

1.         Gebruik algemene voorwaarden.

2.         Verwijs in elke overeenkomst naar de toepasselijkheid van de voorwaarden.

3.         Zorg dat de wederpartij voor het sluiten van de overeenkomst kennis kan nemen van de voorwaarden.

4.         Verwijst de wederpartij naar zijn eigen voorwaarden, deel dan expliciet mee dat die voorwaarden niet worden geaccepteerd, maar dat jouw voorwaarden gelden.

5.         Laat de algemene voorwaarden checken door een advocaat op onredelijk bezwarende bedingen.

Wilt u tips over het gebruik van een forumbeding in een Europese betrekking? Lees dan de blog van mr. Brouwer. 

Heeft u achteraf discussie met een wederpartij over een bepaling in de algemene voorwaarden, laat mij even meekijken en wie weet vind ik de adder onder het gras voor u.

Mevrouw mr. M.C. (Corina) Evertse
cevertse@boersadvocaten.nl
0318 522 404

 

---

[1] Artikel 6:231 onder a BW bepaalt dat algemene voorwaarden zijn: een of meer bedingen die zijn opgesteld teneinde in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzondering van bedingen die de kern van de prestaties aangeven, voor zover deze laatstgenoemde bedingen duidelijk en begrijpelijk zijn geformuleerd.

[2] Artikel 6:233 lid sub a BW.

[3] Artikel 6:233 sub b BW.

[4] Artikel 6:234 BW.

[5] Artikel 6234 lid 1 eerste volzin BW.

[6] In de zin van Richtlijn 2006/123/EG – dienstenrichtlijn.

[7] Door implementatie van Richtlijn 2000/31/EG (PbEG 2000, L 178).

[8] MvT, Kamerstukken II 2001/02, 28197, 3, p. 60.

[9] HR 11 november 2022 ECLI:NL:HR:2022:1599.

[10] Artikel 6:236 BW.

[11] Artikel 6:237 BW.